ООО «УК «Черноголовка»
О компании
История компании началась 26 лет назад со строительства первого завода — сейчас у «Черноголовки» 15 производственных объектов в России и СНГ. Холдинг занимает первое место на рынке напитков России, индекс заметности бренда составляет 91%, а индекс доверия со стороны потребителей — 87%. Компании принадлежит более 20 брендов, среди которых «Любятово», «Аквалайф», «Глобал Снек», Fantola, «Байкал», Fun, и более 300 наименований продуктов.
Общий объем производства составляет более 500 млн л в год. «Черноголовка» активно развивает свои производственные мощности и внедряет новые технологии, используя единый центр R&D и качества.
Что было до Trivio?
Раньше в ООО «УК «Черноголовка» процесс командировок был возложен на секретаря, организовывали командировки двумя способами:
- оплата билетов корпоративной картой на официальных сайтах авиакомпаний;
- оформление услуг с помощью стороннего агентства путем обращения в колл-центр.
Такой подход приводил к путанице и задержкам, информация о поездках часто терялась и не обновлялась вовремя. Кроме того, отсутствие единой системы для управления командировками затрудняло отслеживание расходов и планирование бюджета.
Анна ЛомановскаяАссистент генерального директора ООО «УК «Черноголовка»«Возникла необходимость в единой платформе, которая бы упростила нам процесс организации командировок и сделала его более прозрачным и удобным для наших сотрудников»
О смене поставщика мы задумались после кадрового роста — нагрузка на секретаря кратно увеличилась.
Агентство, с которым мы сотрудничали на тот момент, предложить нам этого не могло.
- Оформление поездок секретарем вручную. Приходилось собирать информацию о поездках, заполнять различные формы и следить за актуальностью данных.
- Покупка билетов на разных сайтах авиакомпаний. Создавало путаницу и ошибки из-за большого объема информации о билетах на разных платформах.
- Обращение к стороннему агентству. Отсутствовала гибкость в выборе услуг, персонализированный подход. Изменения в поездках практически всегда сопровождались финансовыми рисками.
- Трата времени на поиск и согласование услуг. Постоянный поток электронных писем задерживал согласование от руководителя.
- Отсутствие единой платформы для командировок. Вся информация была разбросана по разным носителям, это осложняло процесс управления поездками и контроль расходов.
Что делали вместе с Trivio
Из всех сервисов организации командировок (онлайн и офлайн) мы выбрали Trivio. Это как раз то, что мы искали — тут можно и забронировать услуги, и отследить динамику расходов.
Совместно с Trivio мы сформировали рабочую группу программистов, которая в течение трех месяцев усердно трудилась над проектом. Для нас было важно, чтобы запуск командировки, согласование и отчетность проходили в 1С. Нам удалось установить лимиты на расходы и автоматизировать контроль бюджета.
Мы настроили получение закрывающих документов с детализацией сумм, НДС, периодом расходов, указанием статьи затрат и распределением по отделам.
«Наши сотрудники оценили удобство интерфейса и смогли быстро разобраться в сервисе. Это отдельный плюс — мы не хотели терять темп на обучении, Trivio быстро и понятно донесли до коллег, что к чему. Теперь сотрудники могут самостоятельно бронировать отели, следить за нарушением тревел-политики и формировать авансовые отчеты».
Результаты работы
Сотрудничество с Trivio помогло нам автоматизировать работу, которую раньше выполнял секретарь. Вручную мы проставляем только фамилию и имя сотрудника, а все необходимые документы система формирует сама. Сервис учел интересы всех участников процесса деловой поездки: как компании (настроены лимиты, интеграции, подключены КПЛ), так и самого сотрудника (простота и скорость в получении услуги).
Мы работаем с нашим КАМом в плотной связке, благодаря менеджеру решаются вопросы корпоративных тарифов, лимитов, дополнительных настроек платформы. Персональный менеджер оказывает нам ценную поддержку во всех вопросах.
Ставим Trivio 5 из 5, спасибо за удобный сервис и оперативную службу поддержки!
- Практически полная автоматизация процессов. Ранее секретарь вручную организовывал командировки. Теперь все оформляем через Trivio, это экономит время и силы.
- Планирование бюджета благодаря аналитике. Система позволяет отслеживать динамику расходов, количество оформленных услуг, их среднюю стоимость и корректировать бюджет в будущем.
- Единая система бронирования. Оформляем все услуги в одном окне — билеты, отели, трансфер. А еще мониторим рейсы и расходы на командировки.
- Служба поддержки 24/7. Сотрудники оперативно отвечают на запросы и реагируют на любые изменения в поездке.
Читайте истории наших клиентов
Попробуйте бесплатно
Заполните небольшую форму, чтобы узнать, как работает Trivio