Как оформить и рассчитать суточные за границей в 2024 году: полное руководство

 

Работодатель обязан компенсировать расходы сотрудника в командировке, если они напрямую относятся к деловой поездке.

 

Компенсацию можно разделить на две группы:

• Командировочные — оплата билетов и проживания. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их чеками и посадочными талонами.
• Суточные — выплаты за дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все незапланированные платежи, например, счет за бизнес-ланч с партнерами. За суточные расходы сотруднику отчитываться не нужно.

Размер суточных не ограничен, и каждый работодатель имеет право устанавливать его по своему усмотрению. Важно только отразить принятый вариант в локальном нормативном акте компании, например, в положении о командировках.

 

 

Тем не менее, существуют нормы, которые влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах установленных норм освобождаются от налога на доходы физических лиц и взносов; на сумму, превышающую норматив, необходимо начислять НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличаются от тех, что применяются к служебным поездкам за границу (подп. 1 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

 

С 2024 года указанные лимиты будут действовать в отношении суточных для работников, чья работа связана с разъездным характером, и вахтовиков.

Суточные для заграничных командировок освобождаются от НДФЛ и взносов в размере до 2 500 руб. за каждый день пребывания за границей.

 

 

Важно понимать, что день пересечения границы РФ относится к числу дней заграничной командировки, а день возвращения в Россию считается днем командировки на территории страны. Для определения дат пересечения границы следует учитывать отметки пограничников в заграничном паспорте (п. 18 Положения о командировках). 

 

Например, если сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней и пересек границу РФ в первый и последний дни, а суточные составили 2 800 руб. в сутки, его общая сумма суточных составит 16 800 руб. (2 800 руб. х 6 дн.). НДФЛ не облагается сумма суточных за первые 5 дней — 12 500 руб. (2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер учтет в налоговых базах по НДФЛ и взносам сумму суточных в размере 3 600 руб. (16 800 руб. - 12 500 руб. - 700 руб.).

 

В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению работодателя при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. Если работник посетит два и более государства, то суточные определяют в валюте по нормам, установленным отдельно для каждого государства.

В этой таблице мы разместили нормы суточных по популярным зарубежным направлениям. Открыть полный список можно по ссылке. 

 

 

Что касается стран СНГ, то здесь действуют те же правила, что и для заграничных командировок, но есть особенность: пограничники не ставят отметки в заграничный паспорт. Поэтому дату пересечения границы определяют по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Работнику выдают деньги на командировку перед началом поездки в кассе или переводят на карту. В случае заграничной командировки суточные можно выплачивать как в рублях, так и в валюте, пересчитав сумму по курсу на день выдачи.

 

Сумма, предназначенная для покрытия расходов на проезд, жилье, питание и другие согласованные с работодателем затраты, оформляется как подотчетные средства. После возвращения работник должен отчитаться о расходах в срок до трех рабочих дней, предоставив авансовый отчет и подтверждающие документы.

 

Неизрасходованные средства должны быть возвращены работодателю (п. 26 Положения о командировках).

 

 

Расходы в валюте во время заграничной командировки переведите в рубли следующим образом:

• Если работник использовал рублевую карту, то по курсу, установленному банком на дату списания (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318);
• Если работник менял деньги в обменнике, по курсу, указанному в документах (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347);
• Если работник не представил документы на обмен валюты, по курсу ЦБ РФ на дату выдачи суммы в рублях (письмо Минфина России от 19.08.22 № 07-01-09/81220).

Некоторые работодатели не выдают суточные наличными или переводом на карту сотрудника, а выделяют на время деловой поездки корпоративную карту. Ее использование значительно упрощает документооборот — бухгалтер может посмотреть расходы сотрудника в деталях, а по завершении командировки не возникнет проблем с пересчетом или доплатой.

 

Для заграничных командировок корпоративные карты особенно удобны — деньги автоматически конвертируются в иностранную валюту на дату платежа без необходимости открытия валютного счета.

 

Сотрудник может как снимать деньги с карты, так и расплачиваться безналичным расчетом. Но стоит помнить, что обычно на корпоративных картах установлены строгие лимиты, соответствующие принятым нормам суточных. Работник не может переводить деньги на свою карту, так как это будет считаться растратой средств компании (за исключением случаев, когда корпоративной картой невозможно воспользоваться в поездке), и передавать пользование коллеге.

 

Работодатель имеет право сделать обязательным подписание заявления на использование корпоративной карты, а также договора о полной материальной ответственности.

Командировочные расходы, включая суточные, могут быть учтены при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе учитывать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсации вместо суточных при однодневных поездках могут быть учтены только в случае предоставления работником подтверждающих документов.

 

Почитать больше о порядке составления выплат и отчетности по деловым поездкам можно в нашем блоге! 

 

 

А еще через Trivio можно оформить визу для заграничной командировки, забронировать билеты и отель, заказать «Яндекс.Такси» с корпоративного счета. 

Интеграции с 1С:Бухгалтерия и другими учетными системами позволяют сформировать закрывающие документы в пару кликов, а сотрудникам больше не нужно собирать чеки для отчетности. Все документы хранятся в личном кабинете компании и доступны онлайн.

 

Переходите на сайт Trivio и узнайте больше о том, как сервис упрощает работу бухгалтеров 3 500+ компаний!