КЭДО — что это такое и для чего нужно бизнесу

Сотрудники компаний каждый день создают и обрабатывают множество кадровых документов: приказы, заявления, справки, ЛНА. Работа с ними требует временных и финансовых затрат. Ценные ресурсы уходят на подготовку и отправку документов, содержание архивов, покупку бумаги и картриджей, оплату почтовых услуг. 

Сократить расходы и освободить время сотрудников помогают системы КЭДО. Цифровизация КДП помогает компаниям упростить процессы и способствует развитию бренда работодателя. Ведь отсутствие бюрократии и бумажной волокиты привлекает кадры не меньше, чем высокий уровень зарплат и адекватное руководство. 

Интеграция КЭДО с сервисами для организации командировок

Системы кадрового электронного документооборота не только упрощают работу с приказами и заявлениями сотрудников, но и помогают оптимизировать целые процессы. Например, оформление командировок. 

В этом поможет модуль интеграции сервиса Trivio с КЭДО HRlink. Он делает командировочный процесс быстрым, удобным и прозрачным для всех участников: бухгалтера, кадрового специалиста, сотрудника, руководителя и менеджера. Модуль обеспечивает бесшовное взаимодействие и автоматизацию работы с авансовыми документами. А сотрудники могут согласовывать рабочие поездки и оформлять все необходимое прямо в личном кабинете в системе КЭДО.  

С модулем Trivio и HRlink пользователям больше не нужно тратить время на ручной ввод данных, коммуникацию между отделами и авторизацию в нескольких системах. Бизнес-процессы становятся прозрачными и эффективными.

Как это работает? 

1. Работодатель согласовывает и подписывает приказ о командировке в HRlink
2. Сотрудник переходит в Trivio для бронирования и оплаты услуг (билеты, отели, трансфер и др.)
3. После завершения поездки бухгалтер выгружает авансовый отчет из «1С:Бухгалтерии» в HRlink для подписания в электронном виде 

На первый взгляд внедрение КЭДО может казаться сложным. Однако внимание к деталям и надежный подрядчик помогут перейти на цифровой формат быстро и эффективно. В статье расскажем о том, какие возможности дает электронный кадровый документооборот бизнесу, что можно подписывать онлайн, как подготовиться к внедрению решения и не только.

Как КЭДО упрощает кадровый документооборот

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — важнейшее средство для цифровизации HR-стратегии. Он позволяет работодателям проводить все действия с документами персонала онлайн — от их создания и подписания до хранения, без необходимости встречаться лично или отправлять бумаги почтой. КЭДО не только сокращает затраты на расходные материалы и курьерские услуги, но и освобождает время HR-специалистов для более важных задач.

При этом документы сотрудников существуют только в онлайне, а обмен ими возможен через саму систему. Это обеспечивает их сохранность и безопасность. Цифровая подпись, применяемая для подтверждения подлинности документов, придает им ту же законную силу, что и бумажным аналогам.

Какие возможности дает сервис КЭДО

Ведение кадровой документации онлайн

КЭДО значительно упрощает процессы КДП и делает их более эффективными. С его помощью можно легко оформлять, отправлять и подписывать документы, используя все виды электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ. Почему это важно?

• КЭДО экономит время. Документы создаются, подписываются и хранятся в одном месте, а работникам не нужно искать бумажные копии и тратить время на пересылку.
• Цифровизация позволяет снизить расходы на канцелярские товары, курьерские услуги и содержание архивов. К тому же доступ к электронной документации возможен в любое время с разных устройств. Это особенно удобно для удаленных сотрудников и команд, работающих в разных регионах.
• Создание кадровых документов онлайн помогает избежать ошибок и ускоряет взаимодействие с налоговыми и другими государственными органами, так как файлы можно сразу отправить в нужные инстанции.

Простой контроль за выполнением задач

КЭДО значительно упрощает контроль за КДП. С ним вся информация о документах доступна в реальном времени, а сотрудники могут быстро отслеживать статусы, от создания до подписания. 

Чтобы документ согласовали несколько сотрудников по очереди, в КЭДО можно настроить «маршруты». Система самостоятельно передаст задачу следующему человеку и обеспечит своевременное подписание.

Защита кадровых документов и быстрое исправление ошибок

Внедрение системы КЭДО помогает защитить документы работников. Цифровые файлы нельзя повредить, как физические носители. Они не потеряются при отправке почтой, как бумажные аналоги. В системе КЭДО файлы хранятся в надежном облаке или на защищенных серверах в контуре самой компании. А чтобы найти необходимый документ, не нужно тратить время и просматривать множество папок с бумагами. 

КЭДО помогает минимизировать влияние человеческого фактора на КДП. Система обеспечивает стандартизацию оформления документов, что помогает ограничить вероятность ошибок при их создании. Если же это произойдет, файл можно легко аннулировать и создать новый.

Что сказано в законодательстве

Закон сегодня на стороне бизнеса. Трудовой кодекс РФ разрешает полностью переводить кадровый документооборот в цифровую форму с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). При этом их оформление должно соответствовать условиям, установленным Минтрудом (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Сегодня работодатели решают сами, продолжать вести документы сотрудников на бумаге или вести КДП онлайн (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). 

Хотя использование КЭДО пока является добровольным, законодательство активно поддерживает цифровизацию кадровых процессов. В 2024 году в эксперимент по внедрению электронного документооборота уже вошли государственные компании, внебюджетные фонды и другие организации. Велика вероятность, что в ближайшие годы КЭДО станет обязательным для всех юридических лиц.

Что можно и нельзя подписывать в системе кадрового электронного документооборота

В системе КЭДО можно обмениваться большинством документов сотрудников. Всего более 160 видов, что подтверждают статьи 22.1–22.3 ТК РФ. Чаще всего компании переводят в КЭДО: 

• приказы, расчетные листки, ЛНА;
• документы, касающиеся отсутствий на рабочем месте (отпуска, больничные, командировки);
• все, что связано с трудоустройством (трудовые договоры, предложения о работе).

Особенно удобно вести КДП онлайн с дистанционными работниками, так как весь процесс можно проводить онлайн. Этот процесс регламентирует 407-ФЗ. 

Однако есть исключения. По закону на физических носителях нужно дублировать: 

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда.

Для удаленных сотрудников же все типы документов могут быть подписаны исключительно онлайн, что значительно упрощает процессы.

Как подписывать электронные кадровые документы

Документы в КЭДО заверяются ЭП, которая является эквивалентом подписи на бумаге и имеет такую же законную силу.

Цифровые подписи бывают трех видов:

• простая (ПЭП);
• неквалифицированная (УНЭП);
• квалифицированная (УКЭП).

Они различаются уровнем защиты информации. Уточним, для каких документов подходят те или иные виды ЭП по требованиям безопасности и законодательным нормам.  

Подписывайте документы быстро и легитимно с КЭДО. Оставляйте заявку на консультацию, чтобы узнать больше.

Что необходимо для внедрения КЭДО

Продолжительность проекта по переходу на КЭДО всегда зависит от размера компании. Чем больше сотрудников, тем сложнее процессы КДП и тем больше времени займет интеграция нового решения. 

Для внедрения КЭДО нужно выполнить несколько ключевых шагов. Перечислим основные этапы, которые помогут вам организовать эффективный и быстрый переход на электронное ведение кадровых документов.

Оценка ваших потребностей и выбор подходящей системы КЭДО

Прежде чем переходить на электронное КДП, важно оценить потребности бизнеса и выбрать подходящую систему для автоматизации кадрового документооборота. На рынке существует множество решений, которые различаются по функционалу, стоимости и уровню безопасности.

Нужно определиться, что важно именно для вас: интеграция с другими информационными системами, возможность работы с удаленными сотрудниками, низкая цена или другие критерии. 

Формирование рабочей группы проекта

Назначьте сотрудников, которые возьмут на себя ответственность за проект по переходу на КЭДО. Это должны быть мотивированные и заинтересованные люди, готовые стать амбассадорами системы, вдохновлять коллег и устранять их сомнения и опасения. Для повышения эффективности проекта можно определить и установить KPI.

Анализ и настройка кадровых процессов

Перед тем как начать работать в системе КЭДО, важно проанализировать текущие кадровые процессы. Определите все этапы работы с документами персонала, выявите уязвимые места. Все текущие трудности важно устранить до перехода на КЭДО, чтобы в новой системе все шаги были понятны и отлажены.

На основе полученных данных настройте маршруты согласования, роли пользователей и уровни доступа в КЭДО. Также важно продумать, какие именно документы будут переводиться в электронный формат и как будет организован процесс их подписания. 

Подготовка необходимой документации

Требования к переходу на КЭДО определены законодательством (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Локальный нормативный акт должен включать следующие данные:

• сроки, в течение которых сотрудники должны быть уведомлены о переходе на КЭДО;
• перечень документов, которые предполагается вести в электронном формате;
• список работников, которые будут заниматься переводом документов в электронный вид и подтвердили свое согласие на это;
• даты, установленные для перехода на электронный документооборот;
• список документов, которые будут храниться в бумажной версии;
• сведения о выбранной платформе для работы с электронными документами.

Знакомство коллектива с КЭДО

Для успешного внедрения КЭДО важно, чтобы сотрудники понимали, как работать с системой и знали ее преимущества. Знакомство включает в себя:

• открытый диалог о том, как цифровизация ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок;
• тренинги для кадровиков и сотрудников, охватывающие основные функции системы;
• разъяснение всех сомнений, включая вопрос безопасности данных;
• возможность протестировать систему на практике, чтобы привыкнуть к процессу.

Как настроить КЭДО для бизнеса

Перевести КДП в электронный вид поможет первая в России КЭДО-платформа HRlink. Она позволяет подписывать до 5 000 кадровых документов одновременно. Провайдер будет с вами на каждом этапе: проведет демо платформы, поможет с настройкой процессов, обучит сотрудников и будет на связи для оперативного решения вопросов. У HRlink уже более 5 000 клиентов. Среди них такие компании, как «ВкусВилл», «Самокат», hh.ru, «Додо Пицца», Selectel и EPAM. 

Вот какие возможности дает HRlink: 

• интеграции с ключевыми системами: 1С, «БОСС-Кадровик», SAP, «Битрикс24», «Работа России»;
• модуль для приема на работу Start Link с автоматическим распознаванием документов и проверкой на благонадежность;
• единая страница с внутренними сервисами компании, например, HRM, таск-трекер, LMS и т. п.;
• ИИ-помощник, чтобы напоминать о необходимости подписать документы;
• удобная версия для ПК, приложение и версия для работы со смартфона;
• опция подписания документов с кнопочного телефона;
• два удостоверяющих центра;
• хранение документов в электронном архиве.

Хотите узнать больше про КЭДО от HRlink? Оставляйте контакты по ссылке и записывайтесь на встречу.