Новая эпоха в организации деловых поездок

2020 год стал годом отмен. Закрытые границы и ограничения в перемещениях, мягко говоря, не принесли пользы компаниям, а тревел-координаторам и руководителям организаций пришлось столкнуться с рядом сложностей в командировочных процессах. В связи с тем, что кризис COVID-19 сократил международную и внутреннюю мобильность, выбор компании по управлению поездками стал как никогда важным.
Кроме кризисных условий, есть немало причин, по которым компания может искать нового TMC (Travel Management Company).

С чего начать при поиске TMC?

Определите ваши потребности. Акцентируйте внимание на таких ключевых моментах, как общее количество командировок в определенный период (месяц, год), срок оформления одной поездки с учетом бронирования билетов, мест проживания и составления четкого маршрута. Не стоит забывать и про финансовую сторону вопроса — рассчитайте объем затрат.

После того как вы составили свой исчерпывающий запрос, самое время сравнить его с предложением компании по организации деловых поездок, чтобы понять насколько эффективно она поможет решить ваши задачи. Есть 3 важных вопроса, которые стоит задать потенциальному поставщику услуг:

• Снизятся ли дорожные расходы?
  Подрядчик должен снизить общие затраты, связанные с командировками, без ущерба для качества. Изучите предложение, обратив внимание на количество и уровень партнеров данного сервиса — авиакомпании, ж/д-перевозчики, отели и иные варианты размещения.
• Как будет выглядеть техническое обслуживание?
  Сейчас, как никогда, важна заботливая круглосуточная служба поддержки клиентов, которая решит ваши экстренные вопросы с поездками. Обратите внимание на первый контакт, а также на каналы взаимодействия — звонки, онлайн-чат, деловая переписка (электронная почта).
• Каковы возможности сервиса?
  Чтобы эффективно контролировать деловые поездки, необходим полный набор функций. Изучите спектр возможностей, удобство интерфейса, глубину работы с аналитикой и отчетностью.

Безусловно, оформление билетов и бронирований — одна из базовых задач, но крайне важным аспектом является способность сервиса облегчить работу финансового блока вашей компании. Поэтому уделите особое внимание возможности интеграции с учетными системами (бухгалтерия, кадры).

Современные технологии развиваются и внедряются повсеместно. Деловой туризм не стал исключением, получив эффективные технологичные решения, способствующие сокращению расходов и времени при организации командировок. Стремясь улучшить командировочные процессы, выбирайте универсального и надежного партнера, который сможет дать вашей компании необходимую поддержку и сервис в управлении корпоративными поездками.