Блог / Как оформить документы, если изменились... /

Как оформить документы, если изменились сроки командировки

Иногда сотрудник возвращается из деловой поездки раньше или позже срока. Заболел и вернулся домой, задержался, чтобы заключить договор с партнерами — случаи бывают разные. Как оформить документы, если сроки командировки изменились?

Предыдущий блог Следующий блог

Как регулируются сроки командировки

Устанавливая срок командировки, работодатель учитывает объем, сложность и различные аспекты служебного поручения.

Отзыв сотрудника из командировки по инициативе работодателя не регулируется законодательством, так же как и возможность досрочного прерывания поездки по уважительным причинам.

Порядок продления командировки также не фиксируется ни в Положении о командировках, ни в ТК РФ. Однако процесс изменения сроков деловой поездки может быть установлен в положении о командировках, принятом в компании.

Согласно п. 3 Положения о командировках, работника направляют в командировку на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Документы для оформления изменения сроков командировки

Если срок поездки оказался больше или меньше запланированного, вносить изменения в текущий приказ на командировку или переделывать его задним числом не нужно.

Необходимо оформить новый приказ на командировку, где будут отражены актуальные даты поездки, а также причина, по которой они были изменены (копия больничного листа, электронное письмо о переносе или завершении переговоров и т. д.). Такой документ поможет обосновать дополнительные расходы (если командировка была продлена) и признать их в налоговом учете.

Отзыв сотрудника из командировки

Работодатель может отозвать сотрудника из командировки, если:

служебное задание выполнено досрочно;
служебное задание, ради которого была организована командировка, отменено работодателем;
выполнение служебного задания невозможно по причинам, не зависящим от работника.

Документы при отзыве сотрудника из командировки

По возвращении сотрудника из командировки, даже если он провел в отъезде всего сутки, бухгалтерия должна собрать стандартный пакет документов:

авансовый отчет;
электронные билеты и чеки.

Существенных различий между обычной командировкой и деловой поездкой, завершившейся досрочно, нет. Однако преждевременное возвращение сотрудника вносит коррективы в отчетность. Ключевое изменение касается перерасчета аванса, выданного сотруднику перед отъездом (на основании приказа об изменении сроков командировки).

Днем возвращения на рабочее место считается день прибытия в место постоянной работы (абз. 2 п. 4 Положения). Если сотрудник не вернул аванс вовремя, работодатель может удержать из его заработной платы компенсацию, но не более 20% от начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление сроков командировки

Работодатель может продлить командировку, если:

компания дает сотруднику дополнительные задачи на период командировки;
сотрудник заболел и вынужден остаться в городе временного пребывания, чтобы завершить служебное задание позже;
возникла производственная необходимость;
сотрудник столкнулся с транспортными проблемами (опоздание самолета или поезда, нехватка билетов, поломка автобуса и т. д.)

Ответственный за направление сотрудника в командировку должен написать служебную записку, на основании которой составляется приказ о продлении срока командировки.

После возвращения из командировки сотруднику должны быть выплачены:

расходы по проезду (п. 12 Положения о командировках);
расходы по найму жилого помещения (п. 14 и 21 Положения о командировках);
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, т. е. суточные (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
средний заработок за период нахождения работника в командировке, включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (возмещение осуществляется при предоставлении документов, подтверждающих эти расходы).